راهنماي جامع خدمات آژانس روابط عمومي در سال ۲۰۲۰

وانسا كارلتون به خوبي اهميت اين موضوع را بيان كرده است: شركت شما راه و روش مناسب خود را پيدا كرده است، چالش‌ها يكي پس از ديگري از ميان برداشته مي‌شوند و شما در مرز موفقيت حركت مي‌كنيد. مي‌دانيد در اين شرايط من چه كاري كردم؟ به هر حال، شركت شما در مسير خود حركت مي‌كند. اما شما چطور مي‌توانيد اين موضوع را به ذينفعان يا عموم مردم اطلاع دهيد؟

بين وبلاگ نويسي، آماده كردن متن تبليغات و آماده كردن گردش كاري ايميلي، در نظر گرفتن زماني براي ايجاد آگاهي نسبت به برند و مديريت رسانه‌ها كار بسيار سختي است. اينجا، همان جايي است كه يك آژانس ارتباطات عمومي (PR) مي تواند به شما كمك كند.

طبق تحقيقات جامعه روابط عمومي آمريكا (PRSA)، “ارتباطات عمومي، فرآيند ارتباطي استراتژيكي است كه روابط مشترك مفيدي را ميان سازمان ها و جوامع آنها مي‌سازد.” در دنياي امروز، PR و بازاريابي با هم همپوشاني داشته و در هم تنيده شده اند و همين موضوع، ضرورت همكاري كردن اين دو را مي رساند.

شايد درباره نحوه كار تيم بازاريابي و آژانس روابط عمومي سوالاتي داشته باشيد مانند اين كه : “شركت روابط عمومي چه كار مي‌كند؟” يا “يك آژانس روابط عمومي چه خدماتي ارائه مي‌كند؟”

در ادامه مي‌توانيد اطلاعاتي درباره آژانس روابط عمومي به دست آوريد.

با اين كه وظايف روابط عمومي و بازاريابي مي‌تواند با هم همپوشاني داشته باشد، اما اين دو اعمال بسيار متفاوتي انجام مي‌دهند. Allie Decker، يكي از نويسندگان سايت HubSpot، درباره روابط عمومي و بازاريابي در وبلاگ خود نوشت. او مي‌گويد:” هدف اصلي روابط عمومي، افزايش محبوبيت برند شماست. از طرف ديگر، هدف اصلي بازاريابي، افزايش فروش است.”

روابط عمومي و بازاريابي مي‌توانند با هماهنگ كردن اهداف خود، با هم كار كنند. براي مثال، افراد ممكن است از طريق تاكتيك‌هاي روابط عمومي مانند حضور طبيعي در شبكه‌هاي اجتماعي، نسبت به برند شما آگاه شده و بعد با تاكتيك‌هاي بازاريابي شما مانند تبليغات فيسبوكي، به مشتري شما تبديل شوند. با همكاري روابط عمومي و بازاريابي به منظور پيام رساني استراتژيك، شما مي‌توانيد شهرت خود را افزايش داده و فروش بيشتري داشته باشيد.

1. مديريت شهرت

مديريت شهرت يكي از اصلي‌ترين خدماتي است كه شركت روابط عمومي مي‌تواند انجام دهد. تاكتيك‌ها ممكن است شامل ارسال خبرنامه از طريق ايميل، ارسال پيام با استفاده از متن وبسايت يا وبلاگ، مديريت شبكه‌هاي اجتماعي، پاسخ دادن به نظرات و يا مشاركت با دنبال كنندگان باشد.

براي مثال، Taco Bell از شبكه‌هاي اجتماعي براي ايجاد شهرت خود استفاده مي‌كند. در مثال زير، تاكو بل به مشتريان خود در توييتر با توييت تعاملي و جذاب پاسخ مي‌دهد كه با برند او مرتبط بوده و شهرت آن را افزايش مي‌دهد.

آژانس روابط عمومي

1. مديريت بحران

طبق داده‌هاي PwC، شصت و نه درصد مديران حداقل يك بحران در سطح شركت را در پنج سال گذشته تجربه كرده‌اند. البته به طور متوسط تعداد بحران‌هاي تجربه شده، 3 عدد بوده است. شركت شما احتمالا حداقل با يك بحران در طول دوران شغلي خود مواجه شده است. به همين دليل بهتر است يك شركت روابط عمومي داشته باشيد و برنامه‌اي براي ارتباطات در طي بحران براي آن در نظر بگيريد تا در مواقع لازم، آمادگي داشته باشيد.

براي مثال، Susan G. Komen در شركت Cure، كه يك خيريه مهم در زمينه سرطان سينه است، در سال 2012 با عواقب نبود برنامه‌اي براي روابط عمومي در زمان بحران مواجه شد. آن‌ها پس از 7 سال، تامين بودجه براي غربالگري‌هاي برنامه ريزي شده سينه والدين را متوقف كردند. وقتي اطلاعيه آن‌ها توسط موسسه “فرزند آوري با برنامه” اعلام شد، به خاطر حملاتي كه از همه طرف به اين داستان شد، به جريان خبرساز و معروفي تبديل شد. Komen مدتي صبر كرد و بعد پاسخ داد. او ويدئويي مبني بر شكست در مسئوليت پذيري خود تنظيم كرد اما بعد تصميم خود را تغيير داد.

همانطور كه جامعه PRSA نيز معتقد است، موارد زيادي را مي توان از اشتباهات Komen آموخت. براي مثال :” خود را در موقعيت قرباني قرار ندهيد. اين كار، تاثيري نخواهد داشت.”

1. ارتباطات رسانه‌اي

يكي از روش‌هاي موثر جهت افزايش شهرت و بيشتر شنيده شدن نام شما، استفاده از رسانه است. شركت‌هاي روابط عمومي مي‌توانند رابطه ميان رسانه و شركت شما را مديريت كنند. تاكتيك‌هايي كه مي توان استفاده كرد شامل نوشتن مطالبي براي متقاعد كردن روزنامه نگارها و اينفلوئنسرهاست تا به اين ترتيب در اخبار مربوط به صنعت بيشتر به برند شما اشاره شده و در رسانه ها پوشش خبري بيشتري براي شما وجود داشته باشد.

براي مثال، اگر شما صاحب يك كمپاني زيبايي سازگار با محيط زيست هستيد، بخش روابط عمومي شما مي تواند شما را به وبلاگ Organic Bunny معرفي كند تا مصاحبه اي در مورد محصولات پايدار زيبايي داشته باشيد.

1. شبكه هاي اجتماعي

شبكه‌هاي اجتماعي، فاكتور مهمي در مديريت شهرت و يكي از اصلي‌ترين روش‌ها براي برقراري ارتباط با مخاطب هستند. بنابراين محافظت از حساب‌هاي كاربري اجتماعي كه مي‌شناسيد، مي‌تواند يكي از تاكتيك‌هاي روابط عمومي باشد. از آنجا كه شما نيز در شبكه هاي اجتماعي صاحب حساب‌هاي كاربري مخصوص به خود هستيد، اين يكي از ساده‌ترين راه‌ها براي برندسازي است. همچنين استراتژي رسانه‌هاي اجتماعي شما نيز مي‌تواند مشاركت با اينفلوئنسرها در حوزه تخصصي شما را نيز در بر بگيرد.

در مثال زير، Poo- Pourri از اكانت خود در شبكه‌هاي اجتماعي، براي افزايش شهرت استفاده كرده و در صدد است تا موقعيت خود را در شبكه هاي اجتماعي بهبود بخشد. همچنين به اين نكته نيز توجه كنيد كه موسس اين شركت چقدر در حوزه تخصصي خود فعال بوده، برند خود را در شبكه هاي اجتماعي مطرح كرده و به برندسازي براي كمپاني خود مي پردازد.

آژانس روابط عمومي

1. نوشتن متن سخنراني

اگر كمپاني شما كنفرانس‌ها و رويدادهاي خبري برگزار مي‌كند، يا كارمندان شما در رويدادهاي صنعتي سخنراني مي‌كنند، نوشتن متن سخنراني يكي از تاكتيك‌هاي كاربردي براي روابط عمومي است كه مي‌توانيد از آن استفاده كنيد. تمامي سخنراني‌هايي كه از جانب شركت شما انجام مي‌شود بايد به طور كامل برند شما را نشان دهد. اگر يكي از افراد شركت شما بايد سخنراني كند، بايد انتخاب يك آژانس روابط عمومي را مد نظر داشته باشيد تا بتوانند پيام‌رساني استراتژيك براي شركت شما را انجام دهند.

1. انتشار اخبار

ممكن است شركت شما مجبور به نوشتن متني براي اطلاع رساني نسبت به محصولات، رونمايي‌ها، كمپين‌ها يا جنبش‌هاي جديد جهت انتشار در اخبار باشد. اين تاكتيك تعامل نزديكي با ارتباطات رسانه‌اي دارد. براي مثال، اگر شما در يك كمپاني توليد كفش كار مي‌كنيد و مي‌خواهيد جنبش #Walkmore (بيشتر پياده روي كنيد) را در توييتر راه اندازي كنيد، يك شركت روابط عمومي مي‌تواند متن خبر براي انتشار را نوشته تا نسبت به كمپين اطلاع رساني كرده و اگر شانس داشته باشد، اين خبر در رسانه‌ها پوشش داده شود.

1. برنامه ريزي رويداد

برنامه‌ريزي رويداد مي‌تواند يكي از تاكتيك‌هاي روابط عمومي و بازاريابي براي تبليغ برند، محصول يا خدمات باشد. اگر شركت شما با هدف افزايش شهرت برند در يك رويداد ظاهر مي‌شود، شما بهتر است كار كردن با يك آژانس روابط عمومي را در دستور كار خود قرار دهيد. يك شركت روابط عمومي مي تواند به شما براي ارتباط با ذينفعان و عموم مردم، پوشش رسانه‌اي و برنامه ريزي رويداد شما كمك كند.

براي مثال، رويداد INBOUND يك رويداد سالانه براي افراد حاضر در صنعت بازاريابي است. اين رويداد براي افزايش شهرت برند INBOUND برگزار مي‌شود. در اين نوع رويداد، شركت Inbound به عموم مردم چيزي با ارزش ارائه مي‌كند و در عين حال شهرت برند خود را نيز افزايش مي‌دهد. با اينكه اين برند توسط INBOUND به صورت داخلي برنامه ريزي مي‌شود، مثالي مناسب از نوع رويدادي است كه يك آژانس روابط عمومي بايد به برگزاري آن كمك كند.

8.توسعه

آيا مي‌خواهيد اطمينان داشته باشيد كه شركت شما در حوزه تخصصي خود، از جمله نمايشگاه‌ها و رويدادها فعال است؟ يك آژانس روابط عمومي مي‌تواند در اين راستا به شما كمك كند. شركت‌هاي روابط عمومي از توسعه به عنوان تاكتيكي براي افزايش شهرت برند و افزايش آگاهي نسبت به برند استفاده مي‌كنند. براي مثال، اگر شما در يك ماهي فروشي كار مي‌كنيد، روابط عمومي شما مي‌تواند در نمايشگاه جهاني حيوانات خانگي شركت كند تا غرفه اي از آن رويداد را به خود اختصاص دهد. سپس، اين نمايشگاه امكان دارد كه حضور شما را از طريق شبكه هاي اجتماعي، انتشار اخبار و مصاحبه هاي رسانه‌اي اعلام نمايند.

1. جستجوي بازار

مهم‌ترين عنصر براي برقراري ارتباط و ساخت روابط با عموم مردم، درك آنهاست. به همين دليل هم هست كه شركت روابط عمومي مي‌تواند از جستجوي بازار به عنوان يك تاكتيك استفاده كند. آنها مي‌توانند از پرسشنامه‌ها، فرم‌هاي نظرسنجي، يا گروه‌هاي تمركز براي يادگيري درباره مخاطب هدف شما استفاده كنند. براي مثال، اگر شما صاحب كمپاني فروش پروتئين هستيد، شركت روابط عمومي شما مي‌تواند پرسشنامه‌هايي را طراحي و پخش كند تا ببيند چه كسي پروتئين‌هاي شما را خريداري مي‌كند، چه نوع از طعم‌هاي آن را مي‌خواهند و در كمپاني فروش پروتئين شما به چيزي اهميت مي‌دهند.

1. آموزش رسانه اي

بسياري از شركت ها و برندها در انظار عمومي، آموزش رسانه‌اي انجام مي‌دهند. آموزش رسانه‌اي، تاكتيكي است كه شركت‌هاي روابط عمومي از آن براي پيام رساني‌هاي متحد و استراتژيك براي برندهايي كه با آنها كار مي‌كنند استفاده مي‌نمايند. اگر كمپاني يا برند شما چند كارمند براي صحبت در عموم داشته باشد، از بابت پيام‌رساني، تمامي افراد بايد با هم متحد باشند. اگر تنها يك نفر به عنوان برند شما صحبت مي‌كند، بايد براي سوالات متداولي كه خبرنگاران از او مي پرسند، پاسخ‌هايي آماده كرد.

1. نويسندگي درون سازماني

نويسندگي درون سازماني، يكي از تاكتيك‌هاي روابط عمومي است كه اين شركت‌ها در زمان ارتباط با كارمندان خود از آن استفاده مي‌كنند. كارمندان شما، ذينفع بوده و افراد جامعه كمپاني شما محسوب مي‌شوند. بنابراين روابط عمومي بايد بتواند اين نوع ارتباطات را نيز مديريت كند. شايد لازم باشد شما با كارمندان خود صحبت كرده و راجع به ايجاد تغييرات اساسي، افزايش روحيه آنها و يا جشن گرفتن دستاوردهاي به دست آمده تبادل نظر كنيد.

نكته اي كه از شركت HubSpot آموخته‌ايم را مي‌خواهيم با شما به اشتراك بگذاريم؛ بهتر است يك كانال ارتباطي اصلي داشته باشيد و ارتباطات خود را در بستر آن انجام دهيد. براي مثال، HubSpot يك Wiki درون سازماني دارد كه كارمندان ما (كه در هفت كشور مختلف حضور دارند) مي‌توانند از طريق آن با هم در ارتباط باشند.

انواع مختلف شركت‌هاي روابط عمومي بسته به خدماتي كه ارائه مي‌كنند و به افرادي كه اين خدمات را ارائه مي‌دهند، با هم متفاوت هستند. شركت‌هاي روابط عمومي، به دو دسته معمولي و اختصاصي تقسيم مي‌شوند. انواع شركت‌هاي روابط عمومي را در ادامه توضيح مي‌دهيم:

1. ارتباطات استراتژيك معمولي

يك شركت روابط عمومي معمولي، تمامي بخش‌هاي استراتژي روابط عمومي شما را مديريت مي‌كند. آن‌ها براي افزايش شهرت و آگاهي نسبت به برند از طريق تاكتيك‌هايي كه بالاتر اشاره شد، شامل شبكه‌هاي اجتماعي، روابط رسانه اي، ارتباطات درون سازماني و غيره مسئول هستند. اگر نياز داريد با چندين تاكتيك روابط عمومي به شما كمك شود، شركت روابط عمومي معمولي براي شما بسيار مناسب خواهد بود.

1. ارتباطات خبري

آژانس روابط عمومي كه متخصص ارتباطات خبري است، روي انتشار خبر در رسانه‌ها، نوشتن متن خبر متقاعد كننده براي ژورناليست ها، پوشش خبري و مصاحبه با خبرنگاران يا اينفلوئنسرها تمركز دارد. اگر شما صرفا به خاطر افزايش پوشش رسانه‌اي نياز به كار كردن با يك آژانس روابط عمومي داريد، يك شركت روابط عمومي اختصاصي مي‌تواند گزينه مناسبي باشد.

1. مديريت بحران

آژانس روابط عمومي مديريت بحران مي‌تواند برنامه ارتباطي بحران را به طور استراتژيك طراحي و اجرايي كند. معمولا اين شركت‌ها براي زماني كه شركت شما با بحران رو به رو مي‌شود، دست به كار مي‌شوند.

1. روابط داخلي

شركت‌هاي روابط عمومي براي ارتباطات داخلي متخصص انتشار اطلاعات به كارمندان هستند. اين انتشار اطلاعات مي‌تواند از طريق ارسال خبرنامه‌هاي ماهانه يا از طريق شبكه‌هاي ماهانه باشد. در هر دو صورت، انتشار اطلاعات مي‌تواند روابط موجود با كارمندان را بهبود بخشيده و ساده‌تر كند.

1. مديريت ارتباطات

شركت PR مديريت ارتباطات، روي مديريت روابط مجموعه با مشتريان متمركز است. آنها ارتباطات ميان شما و جامعه اي كه با آنها در ارتباط هستيد را در فضاهايي مانند گروه هاي فيسبوكي يا رسانه‌هاي اجتماعي مديريت مي‌كنند.

1. روابط عمومي غيرانتفاعي

شركت روابط عمومي غيرانتفاعي به جاي تمركز روي تاكتيك‌هاي مشخص، متخصص كار با سازمان‌هاي خاص است. شركت‌هاي غيرانتفاعي معمولا قوانين و مقررات متفاوتي براي ارتباط با جامعه خود دارند. به همين دليل هم هست كه بسياري از شركت‌ها، غيرانتفاعي هستند. يك شركت روابط عمومي غيرانتفاعي با سازمان‌هاي فعال در صنايعي چون سلامت، پزشكي و يا خيريه اي همكاري دارد.

1. روابط عمومي امور جاري

مشابه شركت‌هاي غيرانتفاعي، يك شركت روابط عمومي امور جاري نيز متخصص كار كردن با مراكز دولتي (به عنوان ابزار ارتباطي) است. براي مثال، اگر شركت شما بخواهد يك نامزد سياسي را تاييد كرده يا يك مقام دولتي بخواهد سخنگوي شركت شما شود، روابط عمومي امور جاري مي‌تواند اينگونه ارتباطات را مديريت كند.

1. اهداف خود را مشخص كنيد

حالا كه تصميم بر انتخاب يك آژانس روابط عمومي گرفته‌ايد، سوال بعدي چيزي است شبيه به اينكه:”چگونه بايد كار خود را آغاز كنم؟”

براي شروع، به اهداف خود فكر كنيد. به سوالاتي مانند “با كار كردن با يك آژانس روابط عمومي مي‌خواهم به چه چيزي برسم؟” و “يك آژانس روابط عمومي چگونه مي‌تواند به شركت من كمك كند؟” پاسخ دهيد. وقتي شروع به كار كردن با يك شركت روابط عمومي مي‌كنيد، به احتمال زياد اهداف هوشمندانه براي خود تعيين مي كنيد. اهداف هوشمندانه، خاص، قابل اندازه گيري، قابل دستيابي، مرتبط و داراي محدوديت زماني هستند.

وقتي ايده‌اي از اهداف خود به دست آورديد، نكته بعدي، فكر كردن به اين است كه چه نوع شركتي مي‌تواند به شما براي رسيدن به اين اهداف كمك كند. براي مثال، اگر شركت شما مانند Komen با انواع بحران شبكه‌هاي اجتماعي رو به رو شده، احتمالا بايد با يك شركت روابط عمومي مديريت بحران كار كنيد. از طرف ديگر، اگر در يك سازمان خيريه غيرانتفاعي كار مي‌كنيد، احتمالا بايد با يك آژانس روابط عمومي غير انتفاعي نيز كار كنيد.

1. بودجه‌اي در نظر بگيريد

پيش از پيدا كردن آژانس روابط عمومي، دست به جستجو بزنيد و بودجه‌اي را تهيه كنيد. به اين فكر كنيد كه مي‌خواهيد چه ميزان پول براي روابط عمومي خود خرج كنيد. بايد بتوانيد به سوالاتي مانند “آيا اين كار چيزي بيش از بودجه مرا نياز دارد؟” يا “چه درصد از بودجه من مي‌تواند به روابط عمومي اختصاص داده شود؟” پاسخ دهيد.

Megan Conley، اديتور/ انيميتور ويدئو در هاب اسپات، چيزي درمورد ايجاد بودجه در آن بلاگ نوشته است. براي تخصيص بودجه او مي گويد:

•       اهداف خود را با بودجه خود هماهنگ كنيد
•       هزينه هاي پنهان را در نظر بگيريد
•       اولويت‌هاي خود را به خاطر داشته باشيد (به اهداف هوشمندانه خود بيانديشيد)

1. شركت‌هاي روابط عمومي تحقيقاتي

وقتي اهداف و بودجه به موردنظر را تعيين كرديد، براي جستجوي مدلي از آژانس روابط عمومي آغاز به كار كنيد. اطلاعاتي درباره شهرت آنها، نظرات، هزينه‌ها، حضور در شبكه‌هاي اجتماعي، نظرسنجي‌ها، مشتريان و غيره جمع آوري كنيد.

Aja Frost، استراتژيست ارشد سئو و نويسنده پيشين بلاگ فروشندگي هاب اسپات، درباره استراتژي‌هاي خلاقانه مطلبي نوشته است. اين استراتژي‌ها را مي توان براي جستجوي آژانس روابط عمومي نيز استفاده كرد.

پيشنهادات فراست

به صفحه شغلي شركت مورد نظر خود نگاهي بياندازيد: با اين كار، ايده‌اي از اهداف فعلي آنها و تاكتيك هايي كه روي آنها متمركز هستند به دست خواهيد آورد. براي مثال، آيا آنها در حال توسعه تيم شبكه اجتماعي هستند يا به دنبال انتخاب متخصص مديريت بحران هستند؟

به دنبال اطلاعيه‌هاي استراتژيك آنها باشيد: با جستجوي اطلاعيه‌هايي كه زده‌اند، مي‌توانيد درباره انگيزه‌ها، موفقيت‌ها، استراتژي‌هاي جديد و شهرت برند خودشان اطلاعاتي به دست آوريد. توجه به چگونگي مديريت روابط عمومي خود آنها، بسيار اهميت دارد.

صحبت‌هاي سهام داران آنها را بخوانيد: به اين ترتيب ايده اي از قدرت مالي، گزاره ارزش واحد و دستاوردها پيدا خواهيد كرد. شما مي‌خواهيد يك آژانس روابط عمومي معروف پيدا كنيد تا با آن كار خود را شروع كنيد.

به وبسايت Glassdoor سري بزنيد. اين سايت جايي بي‌نظير براي خواندن نظرات كارمندان، فرهنگ سازماني و اهداف آن است. به اين ترتيب ايده خوبي از شهرت آنها به دست خواهيد آورد.

1. ليستي از سوالاتي كه مي خواهيد بپرسيد آماده كنيد

پس از آنكه آژانس هاي روابط عمومي مختلف را جستجو كرديد، ليست كوتاهي از نامشان را براي تماس گرفتن آماده كنيد. پيش از آنكه با يك آژانس تماس بگيريد، ليستي از سوالاتي كه مي خواهيد بپرسيد را آماده كنيد.

شما بايد درباره اين موارد بدانيد:

قيمت

تجربه، تخصص

مشتريان پيشين

موفقيت‌هاي پيشين

نظرات و نظرسنجي‌ها

1. قرار ملاقات تنظيم كنيد

پس از پرسيدن سوالات آماده شده، نوبت تنظيم قرار ملاقات با آژانس‌هاي روابط عمومي مختلف است. به سراغ ليست سوالات خود رفته و اطلاعاتي كه نياز داريد را براي تصميم‌گيري جمع‌آوري كنيد. براي اين قرارهاي ملاقات، نكته‌اي كه بايد در نظر داشته باشيد، توجه كردن به افرادي است كه با آنها راحت هستيد. هميشه كار كردن با افرادي كه با آنها سازگاري داريد بهتر بوده و مي‌توانيد مكالمه‌هاي بهتري درباره استراتژي هاي خود با آنها شكل دهيد. پس از قرارهاي ملاقات، پروپوزال‌هايي كه دريافت مي‌كنيد را به لحاظ قيمت و استراتژي و غيره با هم مقايسه كنيد.

1. انتظارات خود را تعيين كنيد

وقتي تصميم گرفتيد كه با چه شركت روابط عمومي كار كنيد، حتما به طور واضح و شفاف اهداف و انتظارات خود را تعيين كنيد. خط مشي واضحي به لحاظ ارتباطي تعيين كرده و انتظارات خود را نيز تعريف كنيد. با آژانس روابط عمومي خود درباره اهداف هوشمندانه خود صحبت كنيد و تعيين كنيد چگونه مي‌خواهيد ميزان موفقيت‌هاي خود را ارزيابي كنيد.

1. شركت روابط عمومي خود را آنبرد كنيد

گام آخر براي انتخاب آژانس روابط عمومي، انجام فرآيند آنبرد با آنهاست. ببينيد به طور دقيق فردي كه مي‌خواهيد با او در تماس باشيد چه كسي است و اهداف ارتباطي خود را با او در ميان بگذاريد. سوالاتي مانند “هر چند وقت يك بار ما با هم در ارتباط خواهيم بود؟” يا “چگونه نتايج كاري كه انجام مي دهيم را ارزيابي خواهيم كرد؟” را حتما مطرح كنيد.

سوالاتي كه بهتر است از آژانس روابط عمومي بپرسيد:

1. آيا شما در صنعت خاصي متخصص هستيد

انواع متفاوتي از شركت‌هاي روابط عمومي وجود دارند كه مي‌توانيد با آنها كار كنيد. پيش از آن كه آژانس روابط عمومي انتخاب كنيد، ببينيد آيا در زمينه خاصي تخصص دارند يا تنها با كسب و كارهاي مختلف كار كرده‌اند. به اين ترتيب مي‌توانيد متوجه شويد آيا اين شركت مي تواند به شما كمك كند يا خير، و اگر مي تواند، چگونه.

1. چگونه مي‌خواهيد براي شركت ما، پوشش رسانه‌اي ايجاد كنيد؟

اينكه بدانيد آژانس از چه تاكتيك‌هايي براي پوشش رسانه‌اي استفاده مي‌كند نيز اهميت دارد. به علاوه ببينيد آيا وقتي به اين سوال پاسخ مي‌دهند، به ليست رسانه‌هاي خود نيز اشاره مي‌كنند يا خير. اغلب آژانس‌هاي روابط عمومي، ليست رسانه‌هاي خود را به صورت آماده دارند و در حوزه تخصصي خود، روابطي را با افراد ساخته‌اند. همچنين بررسي كرده و ببينيد آيا استراتژي يا تاكتيك‌هايي مانند اينفلوئنسر ماركتينگ يا بازاريابي چريكي كه تا به حال چيزي از آن نشنيده‌ايد دارند يا خير.

1. چگونه موفقيت را ارزيابي مي‌كنيد؟

كيفيت مهم هر آژانس روابط عمومي يا بازاريابي، توانايي نظارت بر ROI است. هر آژانسي بايد سيستمي براي ارزيابي نتايج و تحليل كمپين‌هاي خود داشته باشد. همچنين، ببينيد موفقيت براي آنها چه مشخصه‌هايي دارد. سوالاتي مانند “موفقيت مشتريان قبلي خود را چگونه ارزيابي كرده‌ايد؟”

1. برنامه شما براي كار كردن با تيم بازاريابي ما چيست؟

وقتي آژانس روابط عمومي مورد نظر خود را انتخاب مي‌كنيد، بايد به اين فكر كنيد اين آژانس چگونه با تيم بازاريابي شما كار خواهد كرد. اين دو گروه با هم حركت مي‌كنند. به خصوص به اين علت كه برخي تاكتيك‌ها مي‌توانند با هم همپوشاني داشته باشند. سوالاتي مانند “وقتي يك كمپين بازاريابي را برنامه‌ريزي مي‌كنيد، چگونه با تيم بازاريابي ما همكاري خواهيد كرد؟” يا “چگونه مسئوليت‌هاي آژانس خود و تيم بازاريابي ما را اطلاع خواهيد داد؟

1. چند ماه اول را چطور پيش‌بيني مي‌كنيد؟

دقت كنيد آنها براي شروع چه برنامه‌اي دارند. آيا در اولين ماه‌ها، روي جستجوي بازار تمركز دارند؟ اين كار چقدر طول خواهد كشيد؟ فهميدن اينكه اين آژانس كار خود را با مشتريانش چگونه آغاز كرده و استراتژي آن براي كمپاني شما چطور خواهد بود، بسيار حائز اهميت است.

1. ساختار قيمت‌گذاري شما به چه صورت است؟

البته، بودجه يكي از اصلي‌ترين بخش‌هايي است كه بايد درباره آن اطلاعات جمع‌آوري كنيد. ساختار قيمت‌گذاري آنها را شناسايي كنيد. سوالاتي مانند “ملاك قيمت گذاري شما بر اساس هر پروژه است يا ساعت يا نرخ مخصوص به خود را داريد؟” و “هر چند وقت يك بار هزينه دريافت خواهيد كرد؟” را بپرسيد. به ياد داشته باشيد كه تامين بودجه آژانس روابط عمومي اصلي ترين اولويت است.

1. آيا من مي‌توانم كارهايي كه براي كسب و كارهاي ديگر در همين حوزه تخصصي انجام داده ايد مشاهده كنم؟

باز هم بايد ببينيد اين شركت چه موفقيت‌هايي با كسب و كارها يا برندهاي ديگر اين حوزه تخصصي داشته است. به اين ترتيب مي‌توانيد ببينيد آيا ليستي از رسانه‌ها را به صورت آماده دارند كه بتوانند در لحظه با آنها ارتباط برقرار كنند يا خير. با اين كار همچنين مي‌توانيد مطمئن شويد مي‌توانند براي شما نيز به شكل موفقيت آميز كار كنند. چرا كه پيش از اين چنين كاري را انجام داده‌اند.

1. آيا مي‌توانم با مشتريان پيشين شما تماس بگيرم؟

وقتي مي‌فهميد كه يك آژانس روابط عمومي با برندهاي ديگر همكاري موفقيت آميزي داشته، به دنبال مدارك و اسناد آن باشيد. از مشتريان پيشين آژانس سوالاتي مانند “آيا كار با اين آژانس روابط عمومي براي شما لذت بخش بود؟” و “آنها چگونه ميزان موفقيت به دست آمده را ارزيابي مي‌كردند؟” بپرسيد.

1. “آيا كارمندان شما تجربه كار كردن با تيم‌هاي بازاريابي و فروش را نيز داشته‌اند؟”

پرسيدن اين سوال هم اهميت بسياري دارد چرا كه آژانس روابط عمومي شما بايد بداند بازاريابي، فروش و روابط عمومي چگونه بايد با هم كار كنند تا فروش بهتري داشته باشند. اگر كارمندان اين آژانس تجربه بازاريابي و فروش را داشته باشند، خواهند فهميد جايگاه روابط عمومي در استراتژي شما كجاست.

1. من با چه كسي كار خواهم كرد؟

درباره سيستم‌هاي آن‌ها سوال بپرسيد. آژانس روابط عمومي كه با آن كار مي‌كنيد، بايد پلن ارتباطي داشته باشد. ببينيد ساختار تيمي آنها به چه شكل است. آيا شما با يك نفر مانند مديريت حسابداري در ارتباط خواهيد بود؟ يا با چند نفر از تيم (بسته به پروژه) همكاري خواهيد داشت؟

1. شركت شما چگونه مي‌تواند با ما رشد داشته باشد؟

از آنجا كه شركت شما رشد مي‌كند، بايد آژانس روابط عمومي داشته باشيد كه بتواند نيازهاي شما را از زمان شروع تا وقتي پيشرفت مي‌كنيد شناسايي كند. از آژانس روابط عمومي سوال كنيد با چه برندهايي كار كرده‌اند و آيا با هيچ شركتي از زماني كه استارت آپ بوده تا زماني كه به شركت بزرگي تبديل شده‌اند، همكاري خود را ادامه داده يا خير.